Системи обліку, види інформації

СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ

Кіровоградської обласної ради

(САД ОР)

OPTIMA-WorkFlow є комплексною системою автоматизації керування потоками робіт і організації документообігу, призначеною для організації автоматизованого ведення діловодчих процесів в Кіровоградській обласній раді, а саме це процеси створення, обробки, узгодження і затвердження документів або їхніх електронних прототипів, тобто процеси, іменовані документообігом.

ОPTIMA-WorkFlow - набір програмних додатків, які спираються на клієнт-серверну архітектуру і які дозволяють користувачам легко розробляти маршрутні технологічні схеми ділових процесів, виконувати роботи у рамках технологічних процесів, контролювати їхнє виконання й оцінювати їхні результати.

Перелік базових додатків:

Модуль «Адміністратор системи»

Модуль «Технолог»

Модуль «Монітор»

Модуль «Клієнт системи документообігу»

Модуль «Диспетчер технологічних процесів»

Модуль «Роботи- Автоматичні оброблювачі»

Серверною платформою MS SQL або Oracle, взаємодія з якої можлива за умов використання ODBC (програмний інтерфейс доступу до баз даних, розроблений компанією Microsoft).

Концепції реалізації системи:

Система реалізує деякі (найбільш важливі) функції систем класу WorkFlow, але не орієнтована на повну відповідність методологічним принципам і стандартам хрестоматійних систем аналізу, моделювання і керування діловими процесами. Це спрощення забезпечує можливість досить швидкого і гнучкого процесу впровадження і подальшої підтримки ОPTIMA-WorkFlow.

Функції системи, що забезпечують зберігання інформації і її доставку на робоче місце користувачам, ґрунтуються на використанні засобів СУБД. Спеціалізована база даних призначена для зберігання структурованої і різнорідної інформації про користувачів, маршрутні схеми, технологічні процеси, документи, «тіла» документів, тощо.

З метою забезпечення колективної роботи, ця база даних надає користувачам свій вміст у вигляді набору папок («робочих столів»), для доступ до яких можуть бути визначені найрізноманітніші права для різних категорій користувачів.

Всі версії документів, залучених в документообіг, всю активну фазу життєвого циклу зберігаються в базі даних.

При пересилці з етапу на етап нова версія документа (вхідна) розміщується на робочому столі, який відповідає місцю обробки і зберігання документа для наступного технологічного етапу, у той же час на робочому столі для поточного технологічного етапу зберігається копія цієї версії документа (вихідна).

Базу даних закрито від несанкціонованого доступу. Кожне звернення до бази відбувається від імені спеціально створеного користувача, ім'я і пароль якого зберігаються у зашифрованому вигляді.

Система не регламентує умов, за дотриманням яких визначався б статус версії документа. Інакше кажучи, користувач, завершуючи обробку версії документа на певному технологічному етапі, сам приймає рішення про те, чи повернеться він знову до доробки документа на цьому ж етапі (статус - у роботі), чи поверне документ на попередній етап, якщо він його не задовольняє (статус - повернути), або закінчить обробку і віддасть команду системі виконати розсилання на наступні етапи (статус - готовий).

Під час кожного сеансу роботи після обробки версії документа створюється нова версія - актуальна, версія до обробки - неактуальна - також зберігається.

Версії документів, які обробляються у даний момент одним з користувачів системи, є доступними іншому користувачу з тими ж самими повноваженнями у режимі «лише для читання», так само, як і неактуальні версії усіх інших документів.

Система реєстрації відомостей про версії документів базується на даних, що вносяться в SQL базу, доступ до якої відбувається за допомогою механізму ODBC. Це забезпечує адаптацію системи для використання бази даних, яку обрано як корпоративний стандарт підприємства.

_____________________________________________________________________

ПЕРЕЛІК

відомостей, що становлять службову інформацію

Кіровоградської обласної ради

  1. Відомості, що містяться в документах виконавчого апарату обласної ради та його структурних підрозділах, на виконання законодавчих та інших нормативно-правових актів Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Президента України, інших органів державної влади з грифом «Для службового користування».
  2. Відомості, що містяться в службовій кореспонденції, видані у зв’язку з опрацюванням документів, надісланих до обласної ради з грифом «Для службового користування».
  3. Внутрівідомча службова кореспонденція, службові, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності виконавчого апарату обласної ради, здійсненням контрольних, наглядових функцій обласної ради, а також відомості про підготовку проєктів внутрішньорозпорядчих документів, тощо.
  4. Відомості щодо організації військового обліку, бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час.
  5. Відомості про військовозобов’язаних, заброньованих у виконавчому апараті Кіровоградської обласної ради, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектуючих виробів до них.
  6. Інформація щодо організації та виконання завдань територіальної оборони, крім відомостей, що становлять державну таємницю.
  7. Інформація щодо змісту листування з органами державної влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування з питань організації та виконання завдань мобілізаційної підготовки, крім відомостей, що становлять державну таємницю.
  8. Інформація щодо організації реагування та дій у разі виникнення надзвичайних ситуацій на об’єктах обласної ради.
  9. Відомості, отримані від правоохоронних органів, які не підлягають розголошенню на підставі відповідних нормативних актів і можуть привести до розкриття джерела отриманої інформації.
  10. Відомості про зміст матеріалів дізнання (досудового слідства) з питань, що містять інформацію з обмеженим доступом.
  11. Відомості щодо документування організаційних питань відповідно до Інструкції з діловодства у Кіровоградській обласній раді та її виконавчому апараті, крім тих, які містять відкриту інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», та оприлюднення яких здійснюється відповідно до порядку інформаційного наповнення офіційного вебсайту обласної ради.
  12. Відомості щодо забезпечення режиму секретності в умовах особливого періоду, надзвичайного або воєнного стану, якщо такі відомості не містять інформації з обмеженим доступом.
  13. Відомості щодо переліку осіб, яким надано допуск до роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом у виконавчому апараті Кіровоградської обласної ради.
  14. Відомості щодо організації та ведення діловодства з документами, що містять службову інформацію.
  15. Відомості, які розкривають опрацювання інформації з обмеженим доступом в Кіровоградській обласній раді, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.
  16. Відомості щодо організації та результатів проведення службових розслідувань щодо конкретних фактів витоку службової інформації, втрати матеріальних носіїв службової інформації, інших порушень режиму секретності та конфіденційності.
  17. Документи з кадрових питань.
  18. Домашні адреси, номери телефонів тощо, які містяться у «Довіднику телефонів працівників виконавчого апарату Кіровоградської обласної ради».
  19. Інформація щодо організації та проведення евакуації працівників виконавчого апарату обласної ради та членів їх сімей, матеріальних та культурних цінностей в особливий період та у разі виникнення або загрози виникнення надзвичайних ситуацій техногенного і природного характеру, крім відомостей, що становлять державну таємницю.
  20. Листи, довідки, висновки та інші документи, які містять відомості, що не становлять державної таємниці, але відкритий доступ до яких може призвести до розголошення інформації з обмеженим доступом.
  21. Відомості, що містяться у документах кандидатів на посади у виконавчому апараті Кіровоградської обласної ради, у т.ч. керівників комунальних підприємств, закладів, установ і організацій спільної власності територіальних громад сіл, селищ і міст області.
  22. Відомості у сфері інформаційно-комунікаційних систем та зв’язку (про побудову та комунікаційні мережі, технічний стан залу засідань Кіровоградської обласної ради; про організацію, функціонування, особливості та стан відомчого зв’язку обласної ради; про структуру та технічні параметри комунікаційних мереж та систем зв’язку обласної ради; щодо спеціальних технічних вимог на створення (модернізацію) телерадіосистем та систем зв’язку, пов’язаних із запобіганням несанкціонованому доступу до службової інформації, що може існувати у цих мережах; про забезпеченість засобами урядового та мобільного зв’язку; щодо розвитку та модернізації системи урядового зв’язку).
  23. Відомості щодо захисту інформації (інформація за сукупністю усіх складових показників про вимоги (рекомендації)) із забезпечення технічного захисту конфіденційної інформації, що існує на конкретному об’єкті інформаційної діяльності або обробляється у конкретній інформаційній (автоматизованій), телекомунікаційній чи інформаційно-телекомунікаційній системі; про планування, організацію запровадження заходів, фактичний стан, наявність недоліків з технічного захисту інформації щодо окремого об’єкта інформаційної діяльності обласної ради, де міститься службова інформація; щодо окремих показників розміщення, побудови об’єктів інформаційної діяльності, в яких міститься службова інформація з обмеженим доступом (витяги з моделі загроз, ситуаційний та генеральний плани, схеми розміщення та прокладки кабельних ліній, зміст заходів та склад засобів технічного захисту інформації тощо); щодо забезпечення технічного захисту службової інформації на конкретних об’єктах інформаційної діяльності обласної ради; про зміст організаційних документів з питань проєктування, категоріювання, обстеження, створення, випробування та експлуатації комплексів технічного захисту інформації і систем захисту інформації на об’єктах інформаційної діяльності обласної ради; про підрозділи технічного захисту інформації щодо їх укомплектованості фахівцями, технікою технічного контролю та виконані роботи з технічного захисту інформації).
  24. Інформація, пов’язана з доступом до баз даних (логіни та паролі адміністраторів баз даних, налаштування).
  25. Інформація, пов’язана з доступом до серверного та мережевого обладнання (логіни та паролі адміністраторів, налаштування).

    26. Технологічні відомості інформаційно-комунікаційних систем, систем доступу до інформаційних ресурсів та технологічна інформація захисту.